Was ist eine Business-Impact-Analyse-Vorlage?
Die Business-Impact-Analyse (BIA) ist ein wichtiger Teil des Business-Continuity-Prozessees. Bei diesem werden geschäftskritische Funktionen analysiert , dabei sollen deren Auswirkungen identifiziert und quantifiziert werden, die deren Verlust auf das Unternehmensgeschäft hat. Geschäftskritische Funktionen sind all diejenigen Geschäftsprozesse, die für das Erreichen der Unternehmensziele von Bedeutung sind, und deren kurzer- oder langfrsistiger Ausfall diese gefährden.
Ein Business-Impact-Analyse-Formular wird zur Bewertung und Dokumentation dieser potenziellen negativen Auswirkungen aufs Unternehmen herangezogen. Es wird vom Management verwendet, um den möglichen finanziellen/betrieblichen Verlust und die Mindestwiederherstellungszeiten kritischer Funktionsbereiche bei Ausfällen zu messen. Die BIA ist als Teil des Business Continuity Managements (BCM) ein wichtiger erster Schritt, um die Bereiche zu priorisieren, die für die Planung wichtig sind.
Welche Auswirkungen müssen in einer BIA-Checkliste berücksichtigt werden?
Die BIA sollte die betrieblichen und finanziellen Auswirkungen aufdecken, die als Folge von schlecht funktionierenden Geschäftsprozessen entstanden sind. Einige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten, sind:
- Reduzierte Umsätze und Einnahmen
- Verlorene oder verzögerte Umsätze oder Einnahmen
- Zusätzliche Ausgaben wie Überstunden, Outsourcing, Expeditionskosten, etc.
- Ständige Geldstrafen
- Vertragsstrafen oder Verlust von vertraglichen Boni
- Unzufriedenheit der Kunden
- Ablehnung von neuen Geschäftsplänen
Vorbereitung einer Business-Impact-Analyse
Zunächst werden die Risiken eines Unternehmens – in der Regel in einer Risikoanalyse – identifiziert, ist dies geschehen, wird eine Business-Impact-Analyse durchgeführt. Hierbei soll festgestellt werden, wie die festgestellten Risiken spezifische Geschäftsabläufe beeinflussen.
Für eine solche Analyse wird zunächst davon ausgegangen, dass alle Geschäftsfunktionen des Unternehmens im grünen Bereich liegen, d.h. das Unternehmen ist voll wachstums- und wettbewerbsfähig sowie finanziell solide. Damit das so bleibt, muss durch die BIA festgestellt werden, welche externen und internen Vorfälle sich negativ auf die Geschäftstätigkeit auswirken können, Oragnisationsstrukturen nachhaltig stören und wie dagegen vorgegangen werden kann.
In diesem Prozess hilft eine Business-Impact-Analyse-Checkliste Verantwortlichen Geschäftsprioritäten festzulegen und Pläne für die Krisensituation aufzustellen, zu validierern und zu ändern. Die BIA-Vorlage sollte die Form eines Fragebogens haben, dessen Interviewcharakter für das persönliche Gespräch mit Mitarbeiter*innen genutzt und/oder Datenerfassung genutzt wird.
Es ist sinnvoll in solch ein Business-Impact-Analyse-Formular die Beschreibung eines Störfalls zu integrieren. Ein solches Szenario kann sein:
- Das Unternehmensgebäude ist vollkommen zerstört.
- Die Störung tritt in einer Zeit mit hoher Geschäftsbelastung auf.
- Alle Technik, Datensätze, Dateien und das Zubehör sind beschädigt oder verloren.
- Das Schlüsselpersonal steht teilweise nicht zur Verfügung.
- Primäre Geschäftsprozesse sind für mindestens 30 Tage in Mitleidenschaft gezogen.
Solche Beschreibungen von Störfällen hilft den Befragten sich ein konkretes Risiko vorzustellen. So lässt sich leichter feststellen, welche Geschäftsbereiche, welche Bedeutung fürs Unternehmen haben.
Tipps für die Business-Impact-Analyse-Checkliste
Es ist nicht immer einfach für Verantwortliche, die Sinnhaftigkeit hinter einer Business-Impact-Analyse im gesamten Unternehmen zu vertreten. Ein Business-Impact-Analyse-Formular ist ein erster Schritt, um eine Grundlage für das Verfahren zu schaffen, die jeder nachvollziehen kann. Wer einen Business-Impact-Prozess in seinem Unternehmen etablieren möchte, sollte immer folgende Tipps beachten.
- Die Unterstützung der Geschäftsleitung holen.
Angesichts der bedeutung von BIAs und der benötigten Untersuchungszeit, sollte sich die Unterstützung des Managements eingeholt werden, damit die Projektziele erreicht werden. - Business-Impact-Prozesse ernst nehmen.
Es wird bei der Business-Impact-Analyse mit Checkliste viel Zeit für die Datenerfassung und Analyse benötigt, um so wichtiger ist sie für die spätere Planentwicklung. Dabei ist es wichtig nicht besonders viele Informationen, sondern die richtigen zu sammeln. - Keine BIA-Standards zu beachten.
Es existieren viele Business-Continuity-Normen, aber keine Standards für BIAs. Hier liegt die Freiheit beim Unternehmen, eigene festzulegen. - BIA-Vorlage einfach halten.
Die BIA-Vorlage ist die Grundlage, um nur die Informationen zu sammeln, die auch wirklich relevant sind. - Ergebnisse überprüfen.
So bald die Befragungen mit dem Business-Impact-Analyse-Formular abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse mit den Bereichsleitern noch einmal überprüft. - Flexibel bleiben.
Geschäftsbereiche und -prozesse ändern sich. Deshalb muss die BIA-Vorlage hin und wieder angepasst werden.
Mit digitaler Technologie eine BIA-Vorlage kreieren
Die mobile App von Lumiform reduziert den Zeitaufwand für das Erfassen von Antworten und die Eingabe von Daten. Jede BIA-Vorlage wird einfach per Tablet oder Smartphone ausgefüllt – online oder offline. Über die Desktop-Software werden die Fragebögen erstellt und später die Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Dokumentationsfehler deutlich verringert.
Die einfache Kommunikation mit allen Teammitgliedern ermöglicht es dir, interne Prozesse zu verbessern und auftretende Vorfälle bis zu viermal schneller zu lösen. Mit Lumiform kann umgehend auf Veränderungen in der Dokumentation von Prozessen reagiert werden.
Mitarbeiter*innen vor Ort erhalten immer die aktuellste Version der BIA-Vorlage und werden vom System durch alle Dokumentationsprozesse geführt. Eine saubere, transparente Dokumentation hilft dir dabei, die passende Lösung für Störfälle zu finden. Die digitale Lösung von Lumiform bietet aber noch viele weitere Vorteile für den Business-Impact-Prozess:
- Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an die Geschäftsleitung verschickt werden.
- Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit werden geschäftskritische Funktionen messbar gemacht und anhand der Daten stetig Lösungen kreiert.
- Durch den flexiblen Formularbaukasten kann jederzeit auf Veränderungen reagiert werden.
- Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
- Den Überblick behalten, über alles was vor Ort geschieht, indem alle Daten jederzeit und von überall verfügbar sind.